Деловой email на английском: структура и фразы

Общение по имейл на английском языке распространено настолько, что даже клиенты EP Advisory из стран СНГ и России общаются с нашими консультантами на английском. Просмотрев тысячи писем, мы заметили повторяющиеся ошибки и решили помочь структурировать ваши письма и поделиться гарантированно верными фразами для общения с англоязычными коллегами, партнерами и будущими работодателями.

 
WhatsApp Image 2018-12-11 at 12.53.49.jpeg
 

Subject line

У письма обязательно должна быть тема. Не поверите, насколько часто русскоговорящие соискатели присылают имейл без заголовка. Неважно, какова суть письма — представляете ли вы коллегу другому сотруднику, отправляете ли важный документ или уточняете информацию о мероприятии — у вас должно быть заполнено поле Subject line.

Не растекайтесь мыслью по древу — пусть тема будет краткой. Например, Referral, Introduction, Updates или EP Advisory & Splento Call. Главное, чтобы из этих слов собеседник понял, о чем пойдет речь.

Обращение

Тоже без вопросов — a must. Здесь есть два варианта:

  1. Если вы пишете человеку впервые и никогда с ним до этого не общались, лучше всего выбрать вариант Dear. При этом dear в английском языке обязательно дополняется именем собеседника: Dear Elizaveta/ Dear Anna/ Dear Vladimir и т.д.

  2. Если вы уже общались и, возможно, установили профессионально-дружеские отношения, можно написать Hi. Однако еще лучше в этом случае использовать фразу Good morning, Elizaveta. В Великобритании с утра до 12 дня — morning, с 12 до 16:00 — afternoon, а с 16:00 и далее — evening.

В случае если это уже десятый имейл за день, можно написать просто имя и поставить запятую.

Вводная фраза

Здесь, повторяя известный мем, нельзя просто так взять и написать чего вы хотите от собеседника. Это считается невежливым. Используйте вводные фразы.

Самая удачная, на наш взгляд, — это I hope you are well/я надеюсь у тебя все хорошо. Используя I hope you are well, вы говорите «я надеюсь, у тебя все хорошо, и не жду никаких подробностей». Не пишите How are you, кроме тех случаев, когда вы действительно обращаетесь к близкому другу. Этот вопрос побуждает собеседника обязательно рассказать вам how she/he is.

Если вы встречались лично или разговаривали по телефону, можно использовать вводную фразу Thank you for your time и добавить пару слов о встрече или разговоре.

Суть письма

Новый параграф после обращения и вводной фразы. В Великобритании не принято краткое русское «документ в приложении». Это может быть воспринято как грубость. Снова используйте вводные слова. Например:

  • As requested, please find X attached/ Как вы и просили, отправляю вам документ Х

  • I am pleased to introduce you to/Я рада представить вас…

  • Following our conversation/В продолжение нашего разговора…

  • As agreed/Как мы договаривались...

Tip: Если вы пишете совершенно незнакомому человеку, обязательно представьтесь и обозначьте причину вашего обращения.


Dear Anna,

My name is Elizaveta, and I’m the founder of EP Advisory, a London-based career consulting company.

I am writing to you to enquire about/I am writing to you regarding/I am writing to inform/confirm...

Заключительные фразы

Словосочетания, которыми многие любят завершать письмо, часто имеют подтекст, о котором отправитель даже не догадывается. Иногда дело может быть всего в одном слове, которое меняет доброжелательный посыл на агрессивный.

Например:

I look forward to hearing from you soon.

В этом случае слово soon может звучать, как попытка замаскировать агрессивный настрой. Такое бывает, когда вы очень хотите, чтобы вам ответили быстро, и при этом пытаетесь сохранить вежливый тон. И вот, уже вся фраза благодаря слову soon читается как «Давай уже, отвечай быстрее на имейл». Чтобы избежать подтекста, не используйте soon или напишите I look forward to your reply.

Другие варианты завершающих фраз:

  • I would be grateful if… / Был(-а) бы благодарен(-а) за ваше...

  • If you have any questions, please do not hesitate to contact me/Если у вас есть вопросы, обязательно пишите. Я буду рад(-а) ответить на них.

  • If you need any further information, please do not hesitate to contact me/ Если вам нужна дополнительная информация, обязательно пишите.

  • Thank you for your time/ Спасибо за ваше время

  • Thank you in advance/ Заранее благодарен(-на)

Подпись

Обязательно добавьте одну из фраз и дополните ее именем. Например, Kind Regards/ Best Regards/ Best Wishes, Elizaveta

Можно использовать и автоматическую подпись, но над ней или внутри нее обязательно должна быть одна из подобных фраз.

Kind Regards, Best Regards, Yours sincerely, Best wishes и т.д.
В чем разница?

  • Best Regards и Kind Regards — самый распространенный вариант, причем второй вариант менее официален, чем первый.

  • Best wishes — нейтральная, часто используемая фраза

  • Regards — завершающая фраза, которая содержит раздражение или недовольство. Если не хотите даже намека на такой оттенок, лучше используйте одну из трех фраз выше

  • Kindest Regards — слишком личное в деловой переписке. Так можно закончить письмо, которое вы отправляете близкому другу

  • Yours sincerely — давно не популярно

  • Yours faithfully — вообще не используется в англоязычной деловой переписке

  • Many thanks — есть раздраженный подтекст. Вроде: спасибо, наконец-то

Чего не нужно делать

  1. Не пишите слова заглавными буквами. Это воспринимается как крик.

  2. Не используйте разговорные сокращения (LMAO, LOL, ROFL и т.д.) и эмоджи неуместные в деловой переписке. Оставьте это для мессенджеров.

  3. Не используйте слишком разговорные приветствия, как например, Hey Tom, what’s up? Пусть ваши письма будут максимально профессиональными.

Коммуникация с потенциальными работодателями, рекрутерами и коллегами формирует ваш образ. Особенно внимательно отнеситесь к переписке, когда вы собираетесь на интервью. Несмотря на блестящую подготовку к собеседованию, один небрежный имейл или грамматическая ошибка могут испортить впечатление. Надеемся, что с вами этого теперь не произойдет.

Чтобы еще лучше прокачать свой деловой английский, посмотрите видео о структуре резюме на английском и фразах для собеседования на английском.